Privacybeleid Scouting Eersel
Scouting Nederland en de aangesloten Scoutinggroepen verwerken persoonsgegevens.
Je kunt dit beleid vinden op https://www.scouting.nl/privacy
Scouting Eersel is als vereniging aangesloten bij Scouting Nederland. Dat maakt dat het bovenstaande privacybeleid ook volledig van toepassing is. Daarnaast heeft Scouting Eersel haar eigen specifieke zaken waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Deze worden hieronder verder beschreven.
Inschrijfformulieren
Iedereen die lid wil worden van Scouting Eersel dient hiertoe het inschrijfformulier in te vullen. Wanneer deze persoon jonger is dan 18 jaar dan dient het formulier ingevuld te worden door de ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordiger. Het ingevulde inschrijfformulier wordt rechtstreeks ingeleverd bij de gegevensbeheerder of bij de speltakleiding. In het laatste geval zorgt de betreffende leider ervoor dat het formulier direct doorgaat naar de gegevensbeheerder. Indien dit niet gaat, ongeacht de omstandigheden, dan zal het formulier worden opgeslagen opdat het niet door derden inzichtelijk is. De op het inschrijfformulier ingevulde gegevens worden door de gegevens beheerder verwerkt in Scouts Online. Dit zijn alleen die gegevens welke benodigd zijn voor de inschrijving bij Scouting Nederland.
De overige gegevens, als zijnde het openbaar gebruik van beeldmateriaal, aanmelden voor WhatsApp en/of de diverse werkgroepen, worden alleen voor gebruik binnen de vereniging geregistreerd en kenbaar gesteld aan de betreffende speltakleiding. Het staat altijd vrij om deze gegevens aan te passen door hiertoe contact op te nemen met de gegevensbeheerder. Deze zal het verzoek altijd direct verwerken.
De inschrijfformulieren worden door de gegevensbeheerder opgeslagen in het archief van de vereniging en zijn niet openbaar inzichtelijk voor derden. Alleen het betreffende lid, de ouders, verzorgers of wettelijk vertegenwoordiger en de gegevensbeheerder hebben inzage in het formulier.
Inschrijven bijzondere activiteiten
Met regelmaat organiseert Scouting Eersel activiteiten buiten de wekelijkse opkomsten om zoals bijvoorbeeld het zomerkamp. Dit kunnen ook activiteiten zijn die door een externe partij worden georganiseerd waaraan de leden van Scouting Eersel deelnemen, bijvoorbeeld de Keropawe voor verkenners en gidsen, of regiospeldagen voor bevers, welpen en kabouters, welke door Scoutingregio Zuidoost-Brabant worden georganiseerd. Voor deze activiteiten wordt vaak gewerkt met een aanmeldformulier waarop de naam wordt vermeld en of het lid wel- of niet deelneemt aan de activiteit.
Deze gegevens worden gebruikt om een inzicht te krijgen in het aantal deelnemers. Na de activiteit worden de betreffende formulieren vernietigd.
Gezondheidsformulier / registratie bijzondere persoonsgegevens
Voor een activiteit of kamp kan aan de leden, of diens ouders, verzorgers of wettelijk vertegenwoordiger, worden gevraagd om een gezondheidsformulier in te vullen. Hierop worden aanvullende, bijzondere persoonsgegevens gevraagd. Deze zijn benodigd om in voorkomend geval snel en adequaat te kunnen handelen en dienen derhalve direct beschikbaar te zijn.
Na afloop van de betreffende activiteit worden de formulieren geretourneerd aan degene die het heeft ingevuld, ofwel vernietigd. Op het formulier wordt ook aangegeven voor welke activiteit deze wordt gebruikt en hoe deze na afloop wordt behandeld.
De formulieren worden ingenomen door de team- of activiteitenleider van het evenement. Deze persoon is verantwoordelijk voor de opslag en zal de gegevens alleen delen indien daartoe noodzaak bestaat en ook alleen maar aan de personen die er voor afhandeling belang bij hebben.
Financiën
Bij inschrijving als lid van Scouting Eersel wordt gevraagd om een machtiging voor het voldoen van de contributie. Deze verstrekte bankgegevens worden geregistreerd in Scouts Online. De penningmeester heeft daar inzicht in de gegevens en zal deze gebruiken voor het kunnen incasseren van de contributie. Dat is ook het enige doel waar deze voor worden gebruikt.
Naast de penningmeester zijn de gegevens ook inzichtelijk voor het ingeschreven lid en de gegevensbeheerder. Zij kunnen ook wijzigingen aanbrengen in deze gegevens. Van elke wijziging wordt het lid en de gegevensbeheerder per email op de hoogte gebracht. Dit is een geautomatiseerde actie welke wordt gedaan van Scouts Online.
Scouting Eersel gebruikt e-mail voor het delen van de nodige praktische informatie aan ouders/verzorgers en leden.
E-mail kan worden verzonden vanuit Scouts Online, vanuit het bestuur en vanuit de speltakleiding. Wanneer het bestuur of de speltakleiding gebruik maakt van e-mail, zal de ontvanger worden vermeld in de ‘BCC’ adresregel. Dit voorkomt dat andere ontvangers, in het geval van een groepsmailing, de email adressen van andere leden kunnen inzien.
Voor het gebruik van email is het van belang dat het juiste email adres is geregistreerd in Scouts Online. Elk lid van Scouting Eersel heeft zelf de mogelijkheid om dit aan te passen en de plicht om te zorgen voor een correct email adres. Wijzigingen kunnen ook aan de gegevensbeheerder worden doorgegeven welke deze dan zal verwerken.
Hardcopy ledenlijsten
Vanuit Scouts Online is het voor de teamleider en de gegevensbeheerder mogelijk om ledenlijsten te exporteren en op te slaan op de eigen computer. Hiervan kan dan een hardcopy worden gemaakt. Scouting Eersel maakt hier gebruik van om tijdens de activiteiten direct contactgegevens beschikbaar te hebben om bijvoorbeeld telefonisch contact op te kunnen nemen. Deze hardcopy lijsten zijn in beheer bij de team- of activiteitenleider en nooit openbaar inzichtelijk.
Identiteitskaart en/of paspoort
In Nederland heeft iedereen vanaf veertien jaar een identificatieplicht en moet een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als de politie en/of handhavingsambtenaar daar met een geldige reden om vraagt. Voor medische zorg en in het openbaar vervoer moet dit vanaf twaalf jaar.
Wij vinden het risico van het verliezen van een identiteitskaart of paspoort te groot waardoor we de voorkeur hebben voor een kopie.
De speltakken van Scouting Eersel kunnen bij zomerkampen vragen om een kopie van de identiteitskaart of paspoort van de jeugdleden vanaf twaalf jaar. Deze kopieën worden bewaard in de EHBO-kist in een afgesloten auto van de speltakleiding. De leiding van de speltak en instanties waartoe er een identificatieplicht toe is kunnen de kopieën inzien. Na kamp worden deze kopieën vernietigd door de speltakleiding of teruggegeven aan de ouders.
Hoe maak je een veilige kopie:
- Maak in de kopie uw burgerservicenummer onleesbaar, ook in de cijferreeks onderaan.
- Schrijf op de kopie dat het een kopie is.
- Schrijf op de kopie voor welke instantie of welk product de kopie is bedoeld.
- Schrijf op de kopie de datum waarop u de kopie afgeeft.
Meer informatie kun je vinden op de website van de rijksoverheid.
Aanvullende gegevens buitenlandse reizen
Het kan voorkomen dat we met de leden op kamp in het buitenland gaan. Een lid vanaf 12 jaar dient hiervoor een fysiek identiteitsbewijs of paspoort bij zich te dragen.
Daarnaast dienen de ouders of voogden van leden onder de 18 jaar toestemming te geven voor het reizen naar het buitenland. Hiervoor gebruikt Scouting Eersel een apart toestemmingsformulier. De speltakleiding zal dit formulier verspreiden.
Voor het invullen van dit formulier zijn de volgende gegevens nodig:
- NAW-gegevens ouders/voogden en jeugdlid
- Paspoort/ID-kaart gegevens en een kopie hiervan
- Aanvullende documenten afhankelijk van situatie (zie formulier)
Deze gegevens worden enkel op papier vastgelegd, en worden afgeschermd opgeslagen waar enkel de eigen speltakleiding bij kan. Deze formulier zijn enkel geldig voor het doel (bijv. kamp of weekend) waarvoor het gevraagd wordt, na afloop worden de formulieren vernietigd.
Gebruik beeldmateriaal
Scouting Eersel maakt foto’s en video’s van activiteiten als herinnering voor de leden en voor gebruik op openbare media, zoals bijvoorbeeld de website, Facebookpagina of nieuwsbrief en sporadisch ten behoeve van promotie. Leden worden hier herkenbaar in beeld gebracht.
Groepen hebben de mogelijkheid om beeldmateriaal digitaal op te slaan. Hiervoor gebruiken wij een afgeschermde Dropbox omgeving welke middels een wachtwoord toegankelijk is voor leden, ouders en vrijwilligers van Scouting Eersel. Fysieke foto’s worden bewaard in een afgesloten ruimte.
Scouting Eersel maakt gebruik van de door Scouting Nederland aangeboden mogelijkheid om, in het hart van het Scouts Magazine, een eigen groepskatern te vullen met content (tekst en beeldmateriaal) over speltak- en groepsactiviteiten. Alleen onze groep krijgt dit katern, samen met Scouts Magazine, in de bus. Tot de voorlopige versies hebben alleen de contactpersonen communicatie van de groep en Scouting Nederland toegang.
Iedereen heeft de mogelijkheid om, zonder opgaaf van reden, bezwaar te maken op het gebruik hiervan. Deze keuze wordt aangegeven op het inschrijfformulier, maar wordt niet geregistreerd in Scouts Online. Het wordt alleen binnen het team van Scouting Eersel bekend gesteld opdat er op de juiste wijze mee omgegaan kan worden. Een gemaakte keuze kan op elk gewenst moment worden aangepast door dit kenbaar te maken aan de gegevensbeheerder of bij de leiding. Deze zal de registratie veranderen en dit ook doorgeven binnen het team van Scouting Eersel.
Website en social media
Om iedereen op de hoogte te houden van het laatste nieuws, activiteiten en andere interessante zaken maakt Scouting Eersel gebruik van een eigen website, Facebook, Twitter, Instagram en WhatsApp. Voor het gebruik van foto’s op deze media verwijzen wij naar het deel ‘gebruik beeldmateriaal’, zoals beschreven in dit privacybeleid. De berichtgeving bestaat verder uit tekst, waarbij een enkele keer een naam zal worden gebruikt, zonder verdere verwijzing naar andere persoonlijke gegevens.
Bij elke speltak heeft Scouting Eersel voor de ouders van betreffende leden een WhatsApp groep aangemaakt. Deze wordt puur zakelijk gebruikt. Vanuit de speltakleiding worden er berichten aan de ouders gestuurd met bijvoorbeeld bijzonderheden over een opkomst of om even een reminder te geven wanneer er iets afwijkt van de normale gang van zaken. Ook is het voor de ouders een eenvoudige manier om een lid af te melden voor een opkomst of om bijvoorbeeld een samen- of meerijden afspraak te maken. De WhatsApp groep is nadrukkelijk niet bedoeld om ‘grappige’ berichten te versturen. Ook komen er geen jeugdleden in de groep, het is echt alleen voor ouders bedoeld.
Het gebruik van WhatsApp betekent wel dat telefoonnummer gegevens bekent worden bij elke gebruiker van de groep. Hierbij vragen wij aan elke gebruiker om hier op gepaste wijze mee om te gaan. Toezicht hierop is vanuit Scouting Eersel niet mogelijk.
Naast de WhatsApp groepen die door Scouting Eersel aan de ouders wordt aangeboden, kunnen er ook dergelijke groepen door leden onderling worden opgezet. Dit gaat volledig buiten Scouting Eersel om en hier kan de vereniging ook niet aansprakelijk voor worden gehouden. Middels regelmatige voorlichting proberen wij de leden wel mee te geven hier op de juiste wijze gebruik van te maken.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Eersel is terug te vinden op www.scoutingeersel.nl en op te vragen via het bestuur, groepsbestuur@scoutingeersel.nl.
Wijzigingen privacybeleid
Scouting Eersel en Scouting Nederland behouden zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.